Avez-vous déjà entendu cette phrase : « Personne ne serait assez stupide pour mettre cela dans un e-mail » ?
Cette phrase devrait vous sembler familière. Et nous savons tous pourquoi nous la prononçons – parce que nos courriers électroniques professionnels peuvent être examinés par notre employeur, produits par le gouvernement et publiés à la une du journal local. Du moins, ils le sont si vous écrivez quelque chose d’extraordinaire.
L’écran de connexion convivial de l’ordinateur de nombreux employés le leur rappelle chaque matin : « En utilisant ce réseau, vous ne vous attendez pas à ce que votre vie privée soit respectée et vous consentez à ce que toutes vos activités sur cet appareil ou sur les ressources associées soient surveillées… … ». « Qui a besoin de ballons espions ?
Le courrier électronique professionnel est généralement étroitement surveillé et préservé. Les choses peuvent devenir plus délicates pour les entreprises lorsque le travail se fait par le biais de textes, de médias sociaux et d’applications de messagerie. Les choses se compliquent encore lorsque le travail se fait par le biais d’applications dont l’attrait est, selon les cas, la confidentialité, le cryptage et l’éphémérité – des messages conçus pour disparaître.
Les communications des employés dans le métavers présentent un autre niveau de difficulté. En franchissant cette nouvelle frontière numérique, les entreprises doivent comprendre comment leurs employés communiquent dans le métavers et ce qui est, peut être et doit être préservé.
Pourquoi préserver quoi que ce soit ?
Les entreprises doivent préserver les communications professionnelles de leurs employés pour de nombreuses raisons pratiques et juridiques. La raison la plus évidente est purement managériale. Les entreprises et leurs employés ont besoin de savoir ce qu’ils ont dit et fait, afin de savoir ce qu’ils doivent dire et faire ensuite.
Une autre raison est l’enquête. Les communications électroniques créent souvent une feuille de route de ce que les gens ont fait, dit, approuvé, désapprouvé, lu, dont ils avaient connaissance, qu’ils ont aidé et sur lequel ils ont travaillé ; et malheureusement, parfois, de qui ils ont soudoyé, harcelé, fraudé, menti ou autrement impliqué dans un ensemble de comportements regrettables.
Une autre raison de préserver les communications est de se conformer aux lois et de suivre les directives gouvernementales. Par exemple, la Securities and Exchange Commission (SEC) exige que les conseillers financiers conservent » les originaux de toutes les communications écrites reçues » et » les copies de toutes les communications écrites envoyées » concernant divers types de transactions et de recommandations. Selon l’interprétation de la SEC, cela inclut « les messages texte/SMS, la messagerie instantanée, le courrier électronique personnel et la messagerie personnelle ou privée ». Et cela inclut les appareils de l’entreprise, les appareils privés et les applications tierces.
Le ministère américain de la justice a également publié des orientations sur le sujet. Lorsque les procureurs évaluent le programme de conformité d’une entreprise, ils « doivent examiner si l’entreprise a mis en œuvre des politiques et des procédures efficaces régissant l’utilisation d’appareils personnels et de plateformes de messagerie tierces afin de s’assurer que les données et les communications électroniques liées à l’entreprise sont préservées » – la raison étant, bien sûr, qu’une entreprise sérieuse en matière de conformité devrait être une entreprise sérieuse en matière de connaissance de ce que font ses employés.
Qu’est-ce que le métavers exactement ?
Le stéréotype du métavers est « Ready Player One », un film sur un pays des merveilles auquel on accède grâce à des lunettes, des gants et autres technologies futuristes.
En réalité, le métavers est un terme générique qui désigne un large éventail de technologies émergentes. Il comprend la technologie de réalité augmentée, qui consiste à superposer des informations numériques au monde réel. Pokémon GO en est un exemple : les téléphones des joueurs affichent des bestioles virtuelles qui se cachent dans des endroits réels. Les métavers comprennent des plateformes en ligne telles que Roblox, Fortnite et Second Life, sur lesquelles les utilisateurs se retrouvent, explorent, font du shopping, assistent à des concerts et, pour le plaisir, se font exploser. Le métavers comprend également des géographies virtuelles alimentées par la blockchain, comme Sandbox et Decentraland.
Une entreprise peut disposer d’un ensemble de politiques, de procédures et de solutions techniques pour préserver les courriers électroniques des employés, et d’un autre ensemble pour préserver les textes ou les communications basées sur des applications. L’approche de la conformité peut différer parce que la technologie diffère.
Il en va de même pour les communications métavers. Les entreprises doivent comprendre les technologies métavers particulières utilisées par leurs employés. Une entreprise peut utiliser une plateforme pour un espace de travail en réalité virtuelle pour les réunions des employés. Elle peut utiliser une plateforme totalement différente pour un magasin virtuel destiné aux clients. Le principe sous-jacent est le même : préserver les communications liées à l’entreprise. Le « quoi » et le « comment » peuvent toutefois différer.
Le quoi et le comment de la préservation
Commençons par le quoi. Vingt minutes dans les métavers génèrent deux millions de points de données, bien que non verbaux. Bien sûr, les communications des employés sont loin d’être aussi nombreuses. Mais elles peuvent se présenter sous diverses formes dans le métavers. Les employés peuvent parler sur les plateformes métavers tout comme ils peuvent le faire par téléphone, sur Zoom ou toute autre technologie. La question initiale est donc de savoir si et quand il faut capturer ces communications orales.
De nombreuses plateformes métavers offrent également divers moyens de communication écrite. Là aussi, les entreprises doivent se demander si et quand il faut capturer ces communications.
Cela nous amène à la question du comment. Selon la plateforme utilisée, les communications des employés peuvent être plus ou moins susceptibles d’être préservées :
Limites technologiques. La préservation peut dépendre des capacités technologiques : certaines communications peuvent être faciles à conserver, tandis que d’autres ne sont pas conservées du tout, que ce soit à dessein ou par manque de capacités.
Problèmes liés aux dispositifs. Une plateforme métavers peut être accessible sur différents appareils, tels que des téléphones, des ordinateurs et des casques, ainsi que sur des appareils d’entreprise ou privés. Selon l’appareil utilisé et son propriétaire, les communications métavers des employés peuvent être plus ou moins faciles à préserver.
Questions contractuelles et juridiques. Une plateforme peut avoir des conditions de service ou d’autres exigences contractuelles régissant sa capacité à enregistrer, préserver ou produire les communications de ses utilisateurs. De même, selon l’endroit où ces données sont produites et stockées, la plateforme peut avoir des contraintes basées sur les lois sur la vie privée d’un pays ou d’un état américain. Et l’application de ces exigences contractuelles et légales peut différer en fonction de la capacité dans laquelle un utilisateur utilise le service, que ce soit en tant qu’employé ou à titre privé.
Toutes ces questions méritent un examen attentif de la part des entreprises. Elles auront besoin de politiques et de pratiques qui peuvent évoluer aussi rapidement que le métavers lui-même.
