L’explosion récente du travail à distance a entraîné le déploiement d’une multitude de nouveaux outils pour le soutenir. Mais la vidéoconférence est-elle le meilleur moyen de collaboration ?
Le travail n’est pas seulement un mot de quatre lettres, c’est aussi un processus de collaboration. À part quelques artisans chanceux, la plupart d’entre nous passent autant de temps au travail à communiquer sur la tâche à accomplir qu’à l’effectuer, ce qui crée à la fois des opportunités et des problèmes à mesure que les technologies de l’information continuent de s’imposer dans le monde du neuf à cinq.
La collaboration au travail peut sembler noble, suscitant peut-être des visions d’avocats débattant des points les plus délicats de la jurisprudence, mais la réalité est souvent assez quotidienne : quelle que soit la banalité de la tâche, nous travaillons tous avec quelqu’un. De l’allégorie de l’usine d’épingles d’Adam Smith au fordisme des chaînes de montage du XXe siècle, la division du travail a longtemps été à l’ordre du jour.
Aujourd’hui, si tout a changé, rien n’a changé. L’ère de l’information a peut-être vu les bureaux se remplir alors que les usines se vidaient, mais bien que tous ceux qui passent leur journée devant un ordinateur se prennent pour des professionnels (même les simples journalistes sont connus pour apaiser leur peine avec ce fantasme réconfortant), la réalité du lieu de travail moderne est que de grands groupes de personnes se réunissent pour accomplir des tâches complexes qui sont rendues possibles par leur décomposition en petits morceaux. Comme le travail devient de plus en plus immatériel par nature, et que le résultat doit être de plus en plus personnalisé, le besoin de communiquer et de collaborer augmente.
En outre, même l’heureux sculpteur sur pierre, seul dans son atelier, doit acheter des outils et des matériaux, préparer et classer des comptes et, bien sûr, commercialiser et vendre ses produits à quelqu’un, éventuellement en faisant des vidéos TikTok de lui-même en train de ciseler.
Comment nous travaillons aujourd’hui
La pandémie de Covid-19 a démontré beaucoup de choses sur le travail et le lieu de travail, dont les répercussions n’ont pas encore été pleinement comprises. L’hésitation sur la viabilité, voire l’opportunité, du travail à distance n’en est qu’un exemple parmi d’autres, comme les suggestions selon lesquelles le « présentéisme » pourrait être réduit en ramenant la semaine de travail à quatre jours, ainsi que les questions sur ce que fait réellement le management et sur son efficacité.
Aucune de ces questions n’est vraiment nouvelle, elles ont simplement été mises en évidence par l’expérience du lockdown. Ce qui est intéressant, néanmoins, c’est que s’il existe un obstacle à un travail plus efficace, collaboratif et humain, il ne semble pas être un problème de technologie. La vérité est que nous sommes depuis longtemps en mesure de communiquer et de collaborer en ligne.
C’est l’avis de John McCabe, vice-président exécutif et directeur général du fournisseur de solutions informatiques Damovo.
« La technologie est certainement en train de se développer, mais la question de l’adoption se pose », a-t-il déclaré.
M. McCabe a déclaré qu’il y avait des limites inhérentes au fait de ne pas être physiquement présent, mais que, néanmoins, des progrès majeurs avaient été réalisés ces dernières années.
« À mon avis, ce ne sera jamais aussi bien que d’être dans une pièce avec des gens, mais Microsoft a maintenant des applications de tableau blanc. La question que je me pose est : combien de personnes l’utilisent ? Je n’en sais rien. »
Bien sûr, l’adoption des nouvelles technologies est rarement linéaire. Les appels vidéo sur Internet existent depuis les années 1990 et, sous la forme de Skype (lui-même désormais propriété de Microsoft), sont facilement accessibles depuis le début des années 2000. Cependant, appeler par vidéo sa maman et son papa depuis l’étranger n’est pas la même chose qu’assister ou diriger des réunions de travail ou collaborer à des projets complexes.
D’ailleurs, pendant longtemps, l’appel vidéo est apparu comme une solution à la recherche d’un problème. Lorsque l’opérateur mobile Three a fait son entrée sur le marché britannique en 2003, il ne proposait pas d’accès à Internet. Les clients avaient droit à un « jardin clos », et le service sur lequel il basait son marketing était l’appel vidéo. Tout le monde s’en fichait. Une fois que la société a lancé le véritable internet, les choses ont changé, aidées par l’apparition des smartphones quelques années plus tard, bien sûr.
Dans une certaine mesure, cela reste vrai : peu d’entre nous aiment être visibles à l’écran, et des choses aussi simples que le fait de devoir constamment passer du regard de la caméra à l’écran sont une nuisance. Mais l’appel vidéo est là pour rester.
Temps d’écran
Les appels vidéo, et même la voix, sont une composante essentielle de la collaboration. La croissance de Microsoft Teams en est la preuve.
Aux premiers jours du verrouillage, Zoom était la star du spectacle. Facile à utiliser, effectivement gratuit et bénéficiant d’un fort « effet de réseau », ce qui signifie que plus il y avait d’utilisateurs, plus il gagnait, car les gens avaient besoin de communiquer et de collaborer avec eux.
Ce nouveau venu a rapidement devancé des solutions mieux établies, comme Cisco WebEx, Google Meet, Skype et, bien sûr, Teams. En avril 2020, les téléchargements avaient été multipliés par trente d’une année sur l’autre. La valorisation de l’entreprise a explosé parallèlement à l’adoption, grimpant de 685 % entre janvier et octobre. Aujourd’hui, elle oscille autour des niveaux pré-pandémiques, alors que s’est-il passé ?
En bref, Teams a explosé. Les fermetures ayant duré plus longtemps que prévu et les processus de travail à distance et hybride ayant été formalisés, les entreprises se sont rapidement débarrassées de ce que l’on appelle l' »informatique fantôme » et ont mis en œuvre des logiciels et des stratégies cohérents dans l’ensemble de leurs activités. En conséquence, Microsoft a profité de son propre effet de réseau : presque toutes les entreprises du monde utilisent des logiciels Microsoft, et Teams, qui fait partie de la suite Microsoft 365 (anciennement Office 365), est rapidement devenu un standard de facto dans l’entreprise.
Selon M. McCabe, il ne faut pas sous-estimer l’effet de la pandémie.
« Vous avez vu ce qui s’est passé avec la pandémie. Vraiment, combien de personnes utilisaient Microsoft Teams, les IM [messages instantanés] et Presence avant cela ? »
Elles ont beau être omniprésentes, les vidéoconférences restent impopulaires. D’une certaine manière, ce n’est pas une surprise : l’expression « cela aurait pu être un e-mail » est devenue un mème précisément parce que tant de réunions, virtuelles ou non, semblent au mieux trop longues et, au pire, inutiles.
Cependant, une certaine quantité de « face à face » est nécessaire et la vidéoconférence permet au moins une collaboration à distance. Malheureusement, alors que la technologie est en place, il semble que nous, les humains, ne soyons pas tout à fait faits pour elle. Une étude menée par Jeremy Bailenson, professeur à l’université de Stanford, a révélé que les vidéoconférences induisaient des niveaux de stress supérieurs à la normale, connus sous le nom d’hyperexcitation, en raison du fait d’être fixé en permanence.
En outre, bien qu’il puisse paraître imperceptible, le décalage horaire reste un problème, qui ajoute à la fatigue, et la prise de parole individuelle exigée par la communication à distance entraîne une sorte d’effet de domination et de soumission qui irrite.
Étant donné que tant de personnes souhaitent travailler à distance, sans parler de la nécessité de collaborer à l’extérieur, il n’existe pas de solution simple à ce problème. Cependant, une amélioration évidente serait de réduire les appels vidéo. Les communications occasionnelles liées au travail peuvent facilement être traitées par le biais de la messagerie instantanée, bien que l’utilisation sans fin d’applications de ping-in induise également du stress, et les simples e-mails et appels téléphoniques ont toujours un rôle vital à jouer. Les réunions doivent être correctement structurées et réservées aux moments où elles sont réellement nécessaires.
Réunions virtuelles
Mais au-delà de la vidéo, la collaboration pourrait-elle entrer dans la troisième dimension, ou du moins dans une simulation de celle-ci ? Entrez dans les métavers.
Ce qui ressemble à la technologie ultime en quête d’une application, le métavers est, en théorie en tout cas, une version tridimensionnelle simulée de l’internet, le terme lui-même étant tiré du roman de science-fiction Snow Crash de Neal Stephenson. Le métavers de Neal Stephenson, roman d’aventure léger écrit dans le style « cyberpunk », n’était en fait qu’un dispositif littéraire : un canevas pour des actions telles que des concerts de musique virtuels, des rencontres et, bien sûr, du piratage.
Aujourd’hui, on nous promet qu’il deviendra bientôt notre réalité quotidienne. L’engouement autour de l’idée de rendre cette idée virtuellement réelle est tel que le géant des médias sociaux Facebook a déclaré qu’il s’agissait de sa priorité absolue, au point de changer le nom même de sa société en Meta Networks. Dans une vidéo de pré-lancement, Facebook a montré un groupe de personnes représentées par des avatars virtuels en train de socialiser et de jouer aux cartes. Naturellement, l’idée de réunions d’affaires virtuelles n’a pas tardé à surgir.
On peut pardonner aux lecteurs de penser que nous sommes déjà passés par là. Bien que le métavers diffère de la plateforme de médias sociaux RV Second Life – ou du moins le fera-t-il, si et quand elle verra le jour – parce qu’il n’est pas sous le contrôle d’une seule entité corporative, il y a néanmoins des leçons à en tirer.
Lancé à grand renfort de publicité en 2003, Second Life, un « espace » de RV où les utilisateurs pouvaient créer des avatars et « acheter » des « terrains », semble un peu ridicule aujourd’hui, mais à l’époque, il était pris très au sérieux. Des entreprises telles que Nokia et Intel se sont installées sur la plate-forme, tandis que l’agence de presse Reuters a même nommé un correspondant à plein temps. En 2007, la plupart d’entre eux étaient partis.
Selon le Los Angeles Times, le problème était que le seul désir humain qui s’exprimait beaucoup sur la plate-forme était le sexe.
« Ian Schafer, directeur général de la société de marketing en ligne Deep Focus, qui conseille ses clients sur l’entrée dans les mondes virtuels, a déclaré avoir récemment visité Second Life. Il a commencé par l’hôtel Aloft, qu’il a trouvé vide. Il s’est ensuite rendu dans les casinos, les bordels et les clubs de strip-tease, qui étaient bondés. M. Schafer a déclaré qu’il avait découvert, au cours de ses recherches, que « l’un des articles les plus fréquemment achetés dans Second Life est l’appareil génital », rapporte le journal.
Pour être honnête, les signes avant-coureurs ont toujours été présents : en 2006, un journaliste du site d’information technologique CNet a constaté que son interview en direct était interrompue par des pénis volants.
Même si des contrôles pouvaient être mis en place pour arrêter les « griefers », les visions actuelles du métavers sont loin de représenter la réalité de manière utile. Les affirmations selon lesquelles le problème de Second Life était dû à la faible résolution des graphismes sont une chose, mais les récentes images publiées par Meta n’étaient pas vraiment une amélioration et ont fait l’objet de nombreuses moqueries sur les médias sociaux.
On peut toutefois soutenir qu’il existe des applications utiles pour une collaboration VR d’une certaine sorte. Toute entreprise liée à un espace tridimensionnel réel, par exemple les agences immobilières et les architectes, pourrait trouver utile la possibilité de manipuler un espace pseudo 3D. Les réunions d’affaires, cependant, semblent être une impasse, du moins jusqu’à ce que la résolution soit presque indiscernable de la réalité.
Documenter le travail
La manipulation d' »objets » en deux dimensions a toutefois déjà une valeur pratique.
La technologie de collaboration la plus aboutie – qui démontre une fois de plus la position dominante de Microsoft dans l’informatique d’entreprise – est SharePoint, qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur des documents, de les modifier et de les annoter.
Jared Huet, fondateur du revendeur informatique et audiovisuel Avitor, a déclaré que c’était là que la technologie de travail collaboratif commençait à prendre son envol.
« Tout le monde appelle Teams la collaboration. Pour moi, Zoom et Teams sont juste une forme de conférence téléphonique ou d’appel téléphonique. C’est très bien pour parler, [mais] la vraie collaboration, c’est que les gens travaillent ensemble sur un document – un document en direct dans le nuage. SharePoint permet cela, tout comme Google Docs », a déclaré M. Huet.
M. McCabe a abondé dans le même sens, affirmant que c’était la forme de collaboration qu’il voyait utilisée dans le monde réel.
« En tant qu’entreprise, nous utilisons beaucoup SharePoint. C’est une pratique courante », a-t-il déclaré.
Mais la technologie peut-elle nous permettre de faire plus que partager des modifications ? M. Huet répond par l’affirmative, en citant des technologies telles que Bluescape et Miro.
Avitor a récemment installé du matériel de collaboration interactive pour une équipe de premier plan de la GAA, ce qui permet aux réunions d’aller bien au-delà des discussions sur les indicateurs de performance clés. Combiné à des outils tels que Bluescape et Miro, qui fonctionnent comme des tableaux virtuels sur lesquels on peut disposer des documents, des vidéos et des images, il est possible d’effectuer des analyses annotées d’après-match, à la manière d’une émission de télévision.
« Bluescape est ce que Disney utilise pour le storyboard de tous ses films. Il s’agit d’une élévation d’un tableau blanc, mais vous pouvez y déposer des PDF, des vidéos, toutes sortes de choses et prendre des notes », explique M. Huet.
C’est ce type de collaboration approfondie qui permet de faire la différence, car il ne s’agit pas seulement de reproduire l’environnement de bureau.
« Nous avons également réalisé une salle de contrôle pour l’un des plus grands projets de construction d’Irlande. Nous leur avons permis de disposer de 15 mètres d’écrans interactifs reliés à Google Maps et à des drones en direct, ce qui leur permet de repérer les erreurs avant qu’elles ne se produisent. »
En dehors du bureau, les technologies de collaboration ont pris tout leur sens, selon M. Huet, car il ne s’agissait pas simplement de reproduire ce que les collègues faisaient traditionnellement dans une salle de réunion. Au lieu de cela, elles permettaient une prise de décision réelle sur des projets du monde réel.
« De leur point de vue, il s’agit de réduire le temps nécessaire à la réalisation des projets. La véritable collaboration, c’est lorsque nous pouvons tous deux regarder [quelque chose comme] une carte et prendre une décision ».
